Quantas vezes reunimos a nossa equipe e não conseguimos resolver tudo o que deveria ser resolvido, ou damos voltas e mais voltas em determinados assuntos e por fim não agregamos nada a ninguém. Por isso hoje nesse post vamos discutir um pouco sobre como realizar reuniões produtivas. São 3 simples passos que você já pode começar desde já a aplicar em seu negócio.

Como realizar reuniões produtivas

1º – Precisa mesmo de reunião?

Muitas empresas parecem ser viciadas em reuniões e acabam pecando pelo excesso. Reuniões a todo momento, levam à perda de tempo de todos, burocracia em excesso e a descrença nos resultados da reunião. Por isso, o primeiro ponto que você DEVE descobrir, é se o que será tratado necessita mesmo de uma reunião. Às vezes, um e-mail, um Skype ou um bate-papo informal resolve a situação.

2º – Defina e anuncie os tópicos

Muitos tópicos deixam a reunião nada objetiva e fará com que a mesma se prolongue por um longo período, gerando insatisfação e tédio aos participantes. Antes de começar a falar, informe a todos os participantes o conteúdo que será abordado e o tempo previsto da reunião. Assim, você diminui a probabilidade de intromissões desnecessárias dos outros participantes. Se alguém sugere uma discussão realmente necessária, tire um ou dois tópicos que iam ser tratados, deixando os mesmos para uma próxima reunião. 

Reuniões produtivas podem ser feitas em até 30 minutos, mas para isso todos os envolvidos devem ser objetivos e não buscar um motivo para tratar de outros assuntos alheios aos tópicos da reunião. Se caso for necessário uma reunião mais longa, faça intervalos, para que os integrantes possam se levantar, ir ao banheiro, tomar um café e dar uma relaxada.

3º – Documente

Crie uma ata de tudo o que foi conversado, dessa maneira você evitará problemas posteriores. Coloque no documento todas as tarefas que foram acordadas, prazos e principalmente os responsáveis. Solicite que todos os integrantes da reunião assinem, dessa maneira você não correrá o risco de ser obrigado a ouvir a famosa desculpa clássica “não foi falado nada sobre isso”.

Lembre-se: As reuniões são momentos importantes para empreendedores e suas equipes, portanto faça a mesma valer a pena.

Um abraço e sucesso em suas reuniões!

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